1. Пiдготовка справ до наступного зберiгання та використання.
2. Забезпечення збереження документiв.
З. Експертне оцiнювання документiв.
4. Передача справ до архiву.
5. Страховий фонд особливо цiнних документiв.
6. Збереження бланкiв, печаток та штампiв.
7. Вилучення документiв.
8. Знищення документiв.
1. Пiдготовка справ до наступного зберiгання та
використання
Документи з часу заведення (надходження) їх у дiловодствi i до передачi у вiдомчий архiв зберiгаються за мiсцем формування у справи (у невеликих установах доцiльне централiзоване зберiгання справ у канцелярiї).
З метою пiдвищення оперативностi пошукiв документiв справи розмiщують вiдповiдно до їх номенклатури. На корiнцях обкладинок справ зазначаються iндекси за номенклатурою.
У разi зберiгання справ у структурних пiдроздiлах збереження документiв i справ забезпечують їх керiвники i спiвробiтники, вiдповiдальнi за документацiю.
Справи повиннi знаходитись у робочих кiмнатах або спецiально вiдведених для цiєї мети примiщеннях у шафах i столах, що замикаються, чим забезпечується повне збереження документiв.
Магнiтнi стрiчки з фонограмами засiдань колегiального органу зберiгаються у вiдповiдального секретаря. На стрiчцi i коробцi робиться вiдмiтка про дату засiдання i час запису. Секретар колегiального органу несе вiдповiдальнiсть за їх збереження.
Документи, створенi засобами обчислювальної технiки, зберiгаються на загальних пiдставах.
2. Забезпечення збереження документiв
Схороннiсть документiв в установi забезпечується:
наданням примiщення для вiдомчого архiву;
обладнанням примiщення архiву засобами пожежного гасiння, охоронної сигналiзації;
застосуванням спецiального обладнання для зберiгання документів (стелажiв, сейфiв, картонажiв та ін. );
створенням оптимального волого-температурного i свiтлового режиму в примiщеннях архiву, проведенням санiтарно-гiгiєнiчних заходiв.
Видача справ у тимчасове користування стороннiм установам проводиться з дозволу керiвника установи. На видану справу заводиться картка-замiнник справи, у якiй зазначають: структурний пiдроздiл, номер справи, дату видачi, кому видано, дату повернення. Передбачають графи для розписок в одержаннi та прийманнi справи.
Вилучення документiв зi справ постiйного строку зберiгання забороняється. У виключних випадках вилучення документа допускається з дозволу керiвника установи з обов’язковим залишенням у справi засвiдченої копії документа.
Закiнченi дiловодством справи постiйного i тривалого (понад 10 рокiв) строкiв зберiгання мають здаватися у вiдомчий архiв для наступного зберiгання та використання. Справи тимчасового зберiгання (до 10 рокiв включно) можуть передаватися у вiдомчий архiв за погодженням з керiвниками установ.
Пiдготовка документiв до наступного зберiгання i використання включає такi види робiт:
експертиза цiнностi документiв;
оформлення справ;
складання описiв справ;
передача справ до вiдомчого архiву i забезпечення схоронностi документiв.
3. Експертне оцiнювання документiв
Експертиза цiнностi документiв полягає у визначеннi їх цiнностi з метою встановлення строкiв зберiгання чи знищення та вiдбору на зберiгання ( в т.ч. i державне).
Для органiзацiї i проведення експертизи цiнностi документiв i вiдбору їх для збереження або знищення, а також для контролю за дiяльнiстю експертних служб пiдвiдомчих установ у мiнiстерствах i вiдомствах створюються постiйно дiючi центральнi експертнi комiсії (ЦЕК). В iнших установах i структурних пiдроздiлах мiнiстерств i вiдомств створюються постiйно дiючi експертнi комiсії (ЕК).
ЕК призначається наказом директора пiдприсмства у складi не менше нiж 3 особи з числа найбiльш квалiфiкованих працiвникiв. Очолює комiсiю керiвник пiдприємства. До складу комiсії залучається завiдувач архiвом пiдприємства (за наявностi такої посади) з покладенням на нього обов’язкiв секретаря комiсії або спiвробiтник, до обов’язкiв якого входить здiйснення контролю за архiвом та ведення дiловодства. Функції та права ЕК визначаються положенням, яке затверджує керiвник пiдприємства.
У своїй роботi ЕК керується Законом України "Про нацiональний архiвний фонд та архiвнi установи” вiд 24.12.93, указiвками Головного архiвного управлiння при Кабiнетi Мiнiстрiв України вiдповiдного держархiву, Типовим перелiком документальних матерiалiв з зазначенням термiнiв їх збереження. Iнструкцiєю з дiловодства на пiдприємствi та Положенням про постiйно дiючу експертну комiсiю (ЕК) пiдприємства.
ЕК є дорадчим органом. Її рiшення вступають у силу пiсля затвердження керiвником пiдприємства або пiсля розгляду експертно перевiрочною комiсiєю (ЕПК) вiдповiдного державного архiву. Вона проводить засiдання не менше двох разiв на рiк; засiдання комiсiї протоколюються. Протоколи пiдписують голова та секретар комiсiї. Оформлення документiв комiсiї покладається на її секретаря.
ЕК здiйснює такi функцiї:
щорiчно оганiзує вiдбiр документiв до збереження або знищення;
розглядає описи справ постiйного термiну зберiгання, що пiдлягають передачi до вiдповiдного держархiву, i подають їх до затвердження ЕПК Держархiву;
розглядають пропозицiї щодо зміни термiнiв збереження окремих категорiй документiв, установлених чинними перелiками для внесення їх на затвердження у держархiвi;
розглядає акти про видiлення та знищення документiв та справ пiдприємств, матерiали яких не пiдлягають передачi до держархiву;
бере участь у пiдготовцi та розглядає номенклатуру справ пiдприємства.
ЕК працює у контактi з ЕПК вiдповiдного держархiву i отримує вiд неї необхiднi організаційно-методичні вказiвки.
Рiшення ЕК приймаються бiльшiстю голосiв. При розподiлi голосiв порiвну суперечне питання вирiшує керiвник пiдприємства.
Експертиза цiнностi документiв проводиться на пiдставi номенклатур справ i перелiкiв (типових, вiдомчих) документiв iз зазначенням строкiв зберiгання. За результатами експертизи цiнностi документiв складаються описи документiв постiйного i тимчасового строкiв зберiгання та акти видiлення документiв та справ для знищення.
Вiдбiр документiв для знищення i складання на них акта проводиться пiсля пiдготовки описiв справ постiйного i тривалого зберiгання за цей самий перiод; акти про видiлення документiв для знищення розглядаються на засiданнях експертної комiсiї одночасно з описами справ. Для установ, що передають документи на державне зберiгання, акти затверджують керiвники цих установ пiсля затвердження описiв справ постiйного зберiгання експертно-перевiрочною комiсiєю (ЕПК) вiдповiдного державного архiву.
При проведеннi експертизи цiнностi документiв здiйснюється вiдбiр документiв постiйного та тимчасового зберiгання для передачi їх до держархiву, видiлення до знищення справ, термiни зберiгання яких закiнчилися. Одночасно перевiряється якiсть та повнота чинної номенклатури справ, правильнiсть визначення термiнiв збереження справ, дотримання порядку оформлення документiв та формування справ.
За результатами експертизи цiнностi документiв складаються описи справ постiйного, тимчасового зберiгання та за кадрами, а також акти видiлення справ до знищення.
Пiсля затвердження актiв документи i справи, видiленi для знищення, працiвники служби документацiї або вiдомчого архiву органiзації здають господарчiй службi установи або конторам iз заготiвлi вторинної сировини.
Документи установи формуються у справи, якi пiдлягають оформленню при їх заведеннi i пiсля закiнчення року. Справи постiйного i тривалого зберiгання пiдлягають повному оформленню, яке передбачає: пiдшивання в обкладинку з твердого картону; нумерацiю аркушiв у справi; складання пiдсумкового напису; складання (у разi необхiдностi) внутрiшнього опису документiв; оформлення обкладинки справи.
Сформованi у справи документи тимчасового зберiгання оформляються спрощено: вони не пiдшиваються, аркушi не нумеруються, уточнення елементiв оформлення обкладинки не проводиться.
Окремi групи справ постiйного зберiгання, найменування яких не повнiстю розкривають змiст (справи з постановами, наказами, розпорядженнями), повиннi мати внутрiшнi описи документiв. Опис подається на початку справи i мiстить iндекси документiв, їх короткий змiст, дати i номери аркушiв у справi.
Обкладинка справ постiйного i тривалого зберiгання оформлюсться за встановленим зразком.
Пiсля закiнчення дiловодного року до написiв на обкладинках справ постiйного і тривалого зберiгання вносять необхiднi уточнення, перевiряють вiдповiднiсть заголовкiв справ на обкладинцi змiсту пiдшитих документiв, у разi необхiдностi до заголовка справи вносять додатковi вiдомостi (проставляють номери наказiв, протоколiв, вказують види і форми звiтностi тощо).
Дата на обкладинцi має вiдповiдати року заведення i закiнчення справи; у справi, що мiстить документи рокiв, що передували роковi утворення справи, пiд датою роблять запис:
є документи за________ роки.
На обкладинках справ, що складаються з кiлькох томiв (частин), проставляються крайнi дати.
Справи постiйного i тимчасового термiнiв зберiгання і документи з особового складу передаються до архiву пiдприємства пiсля оформлення i затвердження описiв справ на документи постiйного зберiгання на поточний рiк.
4. Передача справ до архiву
Практична цiннiсть окремих документiв пiдприємства рiзна. Деякi з них постiйно використовують для довiдково-iнформацiйної роботи, iншi дуже швидко втрачають своє значення.
Для тривалого зберiгання документiв створюсться архiв пiдприсмства, його веде окремо призначена особа, безпосередньо пiдпорядкована керiвниковi або його заступниковi
Архiв пiдприємства здiйснює такi функцiї:
приймає у встановленi строки, веде облiк i збереження завершених дiловодством документiв постiйного i тимчасового термiнiв зберiгання, оброблених у вiдповiдностi до iнструкції з дiловодства конкретного пiдприємства;
органiзує разом з ЕК пiдприємства експертизу наукової та практичної цiнностi документiв, якi знаходяться на збереженнi в архiвi пiдприємства;
у встановленi термiни органiзує передачу документiв постiйного термiну зберiгання до вiдповiдного Держархiву;
органiзухє використання документiв, якi зберiгаються в архiвi, i видає у встановленому порядку архiвнi довiдки, виписки та копiї документiв архiву;
контролює стан збереження i вiдповiднiсть формування i оформлення справ згiдно з затвердженою номенклатурою справ пiдприємства;
у встановленi термiни передає до Держархiву паспорт архiву встановленої форми i данi щодо складу та обсягу фонду;
проводить iнформацiйно-довiдкову роботу з архiвними документами пiдприємства;
здiйснює органiзацiйно-методичну допомогу по веденню дiловодства.
Перед передачею документiв до архiву перевiряютъся i уточнюються термiни їх зберiгання. Архiв приймає документи згiдно з описом.
Визначення термiнiв зберiгання документiв здiйснюється з 1 сiчня року, що йде за роком завершення їх дiловодством.
У процесi роботи створюється безлiч документiв, цiннiсть яких рiзна, тому в пiдприємствах усi документи розподiляються за групами:
документи тимчасового зберiгання (до 10 рокiв включно);
документи тривалого зберiгання (бiльше 10 рокiв);
документи постiйного зберiгання, якi в термiни, що установлюються державними архiвами, передаються до них.
В установах залежно вiд значимостi документiв установлюються такi термiни зберiгання: 6 мiсяцiв, 1 рiк, З роки, 5 рокiв, 10 рокiв, 15 рокiв, 50 рокiв та 75 рокiв Термiн зберiгання ДМП (доки мине потреба) означає, що документ має обмежене практичне значення, i термiн його зберiгання визначає саме пiдприємство.
До документiв довгострокового зберiгання, якi передаються до архiву, вiдносяться насамперед документи з особового складу пiдприємств, статут, протоколи засiдань ради директорiв, протоколи засiдань правлiння, рiчнi плани, звiти пiдприємств.
Бухгалтерськi документи (за винятком особистих рахункiв по зарплатi, рiчних звiтiв, балансiв) i листування пiдприємств за рiдкiсним винятком, на архiвне зберiгання не передаються. Слiд враховувати, що забороняється видiляти до знищення бухгалтерськi документи, якi не пройшли ревiзiю, навiть якщо термiн їх зберiгання закiнчився.
Термiни зберiгання документiв з особового складу (особовi справи, особовi картки ф.Т-2, книги облiку спiвробiтникiв, особистi рахунки по зарплатi) розраховуються по формулi: 75 р. — що означає 75 рокiв мiнус вiк робiтника, на якого складається документ.
Усi документи, якi надходять до архiву, розмiщуються в порядку щорiчних надходжень. Документи постiйного термiну зберiгання зберiгаються окремо вiд документiв тимчасового термiну зберiгання, а також вiд документiв по кадрах.
Документи зберiгаються в коробках або папках. До них пiдкрiплюються ярлики з вказiвкою номера фонду та опису, року i крайнiх (першого та останнього) номерiв справ, якi покладенi в дану коробку. Облiк надходження та вибуття документiв в архiвi ведеться за допомогою спецiальної книги.
На затвердження державного архiву надсилають чотири примiрники описiв, один з яких пiсля затвердження залишається в державному архiвi, а решта повертається установi. Вiдповiдно до затверджених описiв установа зобов’язана передавати свої справи до державного архiву в установленi строки.
Зведенi описи справ тривалого зберiгання складаються у двох примiрниках i оформляються так само, як i описи справ постiйного зберiгання. Описи справ тривалого зберiгання на затвердження архiву не надсилаються.
Закiнченi дiловодством справи постiйного i тривалого зберiгання разом з реєстрацiйними журналами, контрольнооблiковими картками на документи передаються до архiву установи через два роки пiсля завершення їх у дiловодствi (наприклад, справи за 1999 р. передаються до архiву в 2002 р.).
Справи тимчасового зберiгання передаються до архiву за розсудом керiвника установи.
Справи до архiву установи передаються за графiком, складеним архiвом, погодженим з керiвниками структурних пiдроздiлiв i затвердженим керiвником установи. Якщо окремi справи необхiдно залишити у дiловодствi для поточно роботи, архiв установи оформляє їх видачу в тимчасове користування.
Приймання (передавання) кожної справи здiйснює завiдувач (спецiальний спiвробiтник) вiдомчого архiву в присутностi працiвника дiловодної служби лише пiсля проведення експертизи її науково-iсторичної цiнностi, повного впорядкування та оформлення. Справи постiйного i тривалого зберiгання передаються в архiв за описами. При цьому на всiх примiрниках описiв навпроти кожної справи робиться позначка про її наявнiсть.
У кiнцi кожного примiрника опису завiдувач архiву або особа, вiдповiдальна за архiв установи, розписується у прийняттi справ з обов’язковим зазначенням цифрами i лiтерами кiлькостi переданих до архiву справ, ставить дату. Один примiрник опису повертається структурному пiдроздiлу, решта залишається в архiвi.
Справи тимчасового зберiгання можуть передаватися до архiву установи за номенклатурою.
До вiдомчого архiву справи доставляють спiвробiтники дiловодної служби, зв’язаними у в’язках.
5. Страховий фонд особливо цінних документiв
Страховий фонд особливо цiнних документiв - це сукупнiсть страхових копiй особливо цiнних та важливих (в т.ч.i секретних) документiв, якi зберiгаються в архiвi пiдприємства.
Страховий фонд створюється з метою збереження цiнної документальної iнформацiї на випадок втрати або пошкодження оригiналiв документiв, вiн є недоторканим i має зберiгатися територiально вiдокремлено вiд оригiналiв документiв, з яких зроблено страховi копії.
Облiк страхового фонду ведеться в книзi облiку надходжень i вибуття страхового фонду i фонду користування та в описах страхового фонду.
Описи страхових копiй розглядають ЕК пiдприємств i пiсля схвалення їх направляють на затвердження ЕПК державної архiвної установи.
6. Збереження бланкiв, печаток та штампiв
Основнi положення:
Пiдприємство має тiльки одну офiцiйну печатку. Дозволяється мати круглу печатку для пакетiв, кутовий штамп пiдприємства для бланка, малу металеву печатку для посвiдчень.
Печатки та штампи виготовляються за вимогою, пiдписаною керiвником пiдприємства.
Печатки та штампи зберiгаються у вогнетривких металевих шафах або сейфах.
Зберiгати печатки в шухлядах столiв, передавати їх на зберiгання особам, що не мають на це права, носити в кишенях одягу заборонено.
Особа, що персонально вiдповiдає за облiк и зэбереження печаток i штампiв, призначається наказом керiвника підприємства.
Бланки пiдприємства зберiгаються в особи, що вiдповiдає за ведення дiловодства; для складання необхiдних документiв видається фiксована кiлькiстъ бланкiв суворо за призначенням i тiльки чiтко окресленому колу спiвробiтникiв.
7. Вилучення документiв
Первиннi документи — це письмовi свiдоцтва, якi фiксують i пiдтверджуютъ факти здiйснення господарських операцiй, в т.ч. накази i розпорядження, дозволи адмiнiстрацiї або власника пiдприємства на їх здiйснення.
Облiковi регiстри — це носії спецiального формату (паперовi i машиннi) у виглядi вiдомостей, журналiв-ордерiв, оборотно-сальдових вiдомостей, журналiв, книг, машинограм, Головної книги тощо, призначених для хронологiчного, систематичного або комбiнованого накопичення iнформацiї з первинних документiв, що прийнятi до облiку.
Вилучення первинних документiв, облiкових регiстрiв, бухгалтерських звiтiв i балансiв та iнших документiв у пiдприємств, установ може бути здiйснено тiльки за постановою органiв дознання, попереднього слiдства, прокуратури i судiв, державної контрольно-ревiзiйної i податкової служб у вiдповiдностi з чинним законодавством України. Вилучення оформлюється протоколом (актом), копiя якого вручається пiд розпис вiдповiднiй посадовiй особi пiдприємства, установи.
З дозволу i в присутностi представникiв органiв, якi здiйснюють вилучення, вiдповiдальнi особи пiдприємства, установи можуть зняти копiї i скласти реєстр вилучених документiв з зазначенням пiдстав i дати вилучення.
Якщо вилучаються томи документiв, якi є недооформленими (не переплетенi, не пронумерованi тощо), то з дозволу i в присутностi представникiв органiв, що проводять вилучення, вiдповiднi особи пiдприємства можуть дооформити цi томи (зробити опис, пронумерувати аркушi, прошнурувати, опечатати, засвiдчити своїм пiдписом та печаткою).
Органи, якi вилучили документи, забезпечують пiдприємствам, установам за їх письмовим зверненням можливiсть зробити виписку, копiю для видачi довiдок за обставинами, що передбаченi законодавством.
У виладку повернення зазначеними органами вилучених ранiше документiв такi документи приймаються пiд розпис вiдповiдальної посадової особи пiдприємства, установи i разом з дозволом на повернення пiдшиваються до тих самих томiв, з яких вони були вилученi i в яких знаходяться постанови про вилучення, реєстр i копій таких документiв.
(Пункт 6.9 "Положення про документальне забезпечення записiв у бухгалтерському облiку”, затверджене наказом Мiнiстерства фiнансiв України вiд 24 травня 1995р. № 88)
У випадку пропажi або знищення, пошкодження первинних документiв, облiкових реєстрiв i звiтiв керiвників пiдприємства письмово повiдомляє про це правоохоронним органам i наказом призначає комiсiю для встановлення перелiку вiдсутнiх документiв i розслiдування причин їх зникнення або знищення. Для участi в роботi комiсiї запрошуються представники слiдчих органiв, охорони i пожежного нагляду.
Результати роботи комiсiї оформлюються актом, один з примiрникiв якого надсилається Державнiй податковiй iнспекцi пiдприємствами, а установами — мiсцевому фiнансовому органу в 10-денний термiн.
8. Знищення документiв
Будь-яке знищення документiв проводиться тiльки вiдповiдно до чинного законодавства України.
Установи, в яких не створюються документи Нацiонального архiвного фонду, мають право знищувати свої документи на пiдставi "Переліку типових документiв”, якщо практична необхiднiсть у них минула i термiни зберiгання вичерпанi. При цьому акти про видiлення для знищення документiв погоджуються з вiдповiдними державними архiвними установами. У випадку виникнення розбiжностей, суперечок, слiдчих та судових справ документи зберiгаються до винесення остаточного рiшення. Ця примiтка конкретизує термiни зберiгання бiльшої частини бухгалтерських документiв.
Бухгалтерська документацiя знищується пiсля трьох рокiв зберiгання за умови завершення перевiрки податковими органами з питань дотримання податкового законодавства.
Справи, що видiленi до знищення, пiсля затвердження актiв здаються до пiдприємств з переробки вторинних ресурсiв. Здача документiв оформлюється приймально-здавальною накладною, в якiй зазначається вага зданої макулатури. Дата здачi документiв, їх вага i номер накладної вказуються в актi, який пiдшивається до вiдповiдної справи пiсля внесення змiн у облiковi документи архiву.
|
