Правила складання та оформлення документів - Ч. 1 - Курсові роботи - Текстові матеріали - Діловод - сайт інформаційного спрямування
Вітаю Вас, Гість! Реєстрація RSS

Середа, 22.10.2014
Головна » Корисне » Курсові роботи

Правила складання та оформлення документів - Ч. 1
ЗМІСТ
1.Вступ
2.Загальні вимоги до оформлення реквізитів документів
3.Вимоги до документів, підготовлених до друкування
4.Вимоги до бланків
5.Список використаної літератури
Вступ
Документаційна діяльність кожної організації ґрунтується на таких засадах:
• документи, що становлять правову базу діяльності організації, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, органів влади та керівництва, що стосуються діяльності організації;
• організаційно-правова документація — статут, правила внутрішнього розпорядку, посадові інструкції тощо;
• розпорядча документація — накази, вказівки, розпорядження керівництва, рішення колегіальних органів тощо;
• службові листи, факси, телеграми;
• документи, що стосуються особового складу;
• документація за минулий діловодний рік.
Для того щоб документ мав юридичну силу, необхідно у процесі створення враховувати його специфічні особливості. Залежно від функції документа встановлюється набір реквізитів, тобто елементів, розташованих у певній послідовності. Вимоги до оформлення документів відображені в постанові Кабінету Міністрів України "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства" від 17 жовтня 1997 р. № 1153. Зазначена Інструкція регламентує не тільки склад реквізитів, а й послідовність їх розміщення у документі.
З огляду на призначення документа до обов'язкових реквізитів можуть додаватися й інші реквізити.
Оформлюють реквізити відповідно до формуляра-зразка.
Формуляр-зразок — це сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності.
Формуляр-зразок документа встановлює такі реквізити:
• Державний Герб України (порядок його використання визначається законом);
емблема підприємства, установи, організації; зображення нагород;
код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організації (УКПО); код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД);
найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади;
найменування підприємства, установи, організації; найменування структурного підрозділу;
індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу); назва документа; дата; індекс;
посилання на дату й індекс вхідного документа; місце складання або видання; гриф обмеження доступу до документів; адресат;
гриф затвердження; резолюція; заголовок до тексту; відмітка про контроль; текст;
відмітка про наявність додатків; підпис;
гриф погодження; візи; печатка;
відмітка про засвідчення копій; прізвище виконавця й номер його телефону; відмітка про виконання документа й направлення його до справи; відмітка про надходження документа.
 
1. Загальні вимоги до оформлення реквізитів документів
Реквізит 07 — найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки в разі, коли воно офіційно зафіксоване у положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується за повним.
Реквізит 10 — назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) зазначається на бланку і має відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.
Датування документів — один з основних реквізитів документа, який забезпечує йому юридичну силу. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, — дата його прийняття; для документа, що затверджується, — дата його затвердження. Дати підписання й затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифрами. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться 0.
У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять дані фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дат: ЗО травня 2000 р.
Дату на документі проставляє особа, яка його підписує або затверджує, у момент підписання або затвердження.
Обов'язковому датуванню й підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їхнім проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа й направлення його до справи).
Дата підписання разом з індексом проставляється в лівій верхній частині документа на спеціально відведеному для цього місці на бланку.
Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі. У факсах, телеграмах, телефонограмах, крім дати, проставляються години й хвилини.
Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надаються документам під час реєстрації та вказують на місце складання, виконання і зберігання документів. Індекси вхідних і створюваних установою документів складаються з порядкевих номерів у межах групи документів, що реєструються, які, відповідно до завдань пошуку, можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо. Складові індексу розміщуються в такій послідовності: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо. Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб. Складові індексу відокремлюються одна від одної скісною рискою, наприклад: 415/02-15/55 або 21/77/59.
Адресування документів. Реквізит адресата проставляється, як правило, на вихідних документах. На внутрішніх документах цей реквізит проставляється, якщо документ призначений для передачі керівництву (заява, доповідна записка).
Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. Якщо документ адресується установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування подаються в називному відмінку, наприклад:
Міністерство юстиції України
Якщо документ надсилається посадовій особі, то найменування установи зазначається в називному відмінку, а посада й прізвище адресата — у давальному, наприклад:
Міністерство промислової політики України Управління справами Головному спеціалісту (прізвище, ініціали)
У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу назви посади адресата, наприклад:
Начальнику Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (прізвище, ініціали)
У реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь. Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресат вказується узагальнено, наприклад:
Генеральним директорам виробничих об'єднань, директорам підприємств і керівникам організацій
Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. Якщо документ надсилається більш як чотирьом адресатам, складається список на розсипку й на кожному документі зазначається лише один адресат. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису даних про адресу зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентом. Якщо документ надсилається громадянину, то спочатку вказується поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача.
Гриф затвердження. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах, за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "Затверджую", посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка затвердила цей документ, дата затвердження, наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр фінансів України ___________
ініціали, прізвище
(підпис)
Дата
Якщо документ затверджується розпорядчим актом, то на ньому зазначається гриф за такою формою:
Затверджено Наказ Міністерства фінансів України 20.05.02 № 15
Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа.
Перелік документів, які потребують грифа "Затверджую", визначається організацією на підставі чинних нормативно-правових актів (див. зразок 2).
Резолюція — це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. Якщо доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, але за умови, що в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата. Але на документі повинно бути не більше однієї резолюції, крім випадків, коли необхідно деталізувати порядок виконання документа.
Резолюція проставляється безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця недостатньо, її можна проставляти у верхній частині лицьового боку першого аркуша, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається, якщо документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.
Відмітки про проходження та виконання документів. Під час проходження документа в установі обов'язково роблять такі помітки:
• про надходження (реєстрацію) документа — на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);
• про взяття документа на контроль — на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";
• про виконання документа й направлення його до справи — на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання), якщо немає документа про виконання, слова "До справи" й номер справи, у якій документ зберігатиметься, дата направлення документа до справи, найменування й підпис виконавця, наприклад:
До справи № 04/24
Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 10.06.02 (посада, ініціали, прізвище) Відмітка "До справи"свідчить:
• про те, що робота над документом завершена;
• про перенесення даних на машинний носій — на нижньому правому полі першого аркуша документа слова "Перенесений на машинний носій", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.
Відмітка про виконавця. Кожний документ повинен мати відмітку про прізвище та номер службового телефону виконавця, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:
Петренко 224 50 70
У разі потреби під прізвищем виконавця документа й номером його телефону зазначається індекс друкарки (перші літери й прізвище, кількість надрукованих примірників і дата друкування), наприклад:
Хоменко 444 18 61 ВП 5 12.01.02
Оформлення додатків до документів. Додатки доповнюють, пояснюють окремі частини документа або документ у цілому. Про їх наявність зазначається в тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка в тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
Додатки до документів бувають трьох видів:
1) що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
2) що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
3) що є самостійними документами й надсилаються із супровідним листом.
Додатки оформлюються на стандартних аркушах і мають усі необхідні для конкретного виду документа реквізити.
У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються в тексті, наприклад:
"Розробити й подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці за формою, зазначеною в Додатку 1".
Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату й номер, яка робиться на верхньому правому полі першого його аркуша, наприклад:
Додаток
до наказу Міністерства освіти і науки України 30.05.02 № 17
За наявності кількох додатків на них зазначаються номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться. Додатки до розпорядчих документів повинні підписувати керівники структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останнього аркуша додатка. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформлюються в такому порядку:
• якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням, наприклад:
Додаток: 1. Інструкція з діловодства на 10 арк., у 3 прим.
2. Відгук на проект інструкції на 4 арк., у 2 прим.;
• якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказують. На самих додатках у правому верхньому куті пишеться слово "Додатки", номер додатка (якщо їх кілька), назва, дата й номер основного документа.
Текст — головний елемент документа. Підготовка текстової частини — одна з найважливіших операцій у документуванні. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення.
Зміст документа має бути пов'язаний зі змістом раніше виданих з певного питання документів. Його текст може бути оформлений у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст містить граматично й логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів. Тексти розпорядчих документів і листів складаються, як правило, з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій — висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ — розпорядчу частину без констатуючої, лист — прохання без пояснення. Форма анкети використовується в разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих, фінансових, документах з матеріально-технічного постачання й збуту тощо.
Форма таблиці використовується в разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються у планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.
У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти ознаки та їх показники у разі потреби кодуються. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників установ. За зміст документа, який візується кількома особами, відповідальність несуть однаковою мірою всі ці особи.
У тексті документа, підготовленого іншими організаціями чи на основі виданих раніше документів, вказують їх реквізити:
• назву документа;
• назву організації — автора документа;
• дату;
• реєстраційний номер;
• заголовок до тексту.
Якщо в тексті міститься кілька рішень, висновків тощо, то його потрібно розбити на розділи, пункти і пронумерувати арабськими цифрами.
У розпорядчих документах колегіальних органів текст подають від третьої особи (постановляє, вирішив).
Текст протоколу подається від третьої особи множини (слухали, виступили, ухвалили).
У документах, що встановлюють права та обов'язки організацій, їхніх структурних підрозділів (положення, інструкції), а також тих, що вміщують опис, оцінку фактів чи висновки (акт, довідка), використовують форму викладу від третьої особи однини чи множини (відділ виконує функції, комісія постановила).
У листах використовуються такі форми викладу:
• від першої особи множини ("Просимо направити", "Направляємо на розгляд");
• від першої особи однини ("Вважаю за необхідне", "Прошу виділити");
• від третьої особи однини ("Міністерство не заперечує", "Академія управління вважає можливим").
Постійна інформація може бути оформлена у вигляді трафаретного тексту, наприклад тексту довідки про заробітну плату робітника.
Підпис — обов'язковий реквізит службового документа. Він складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.
Документи підписують посадові особи установи відповідно до їхньої компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.
Начальник Головного архівного
управління при Кабінеті Міністрів
України (тдпж) (ініціали, прізвище)
В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписуються лише керівником установи або його заступником відповідно до їхніх повноважень.
У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники. Коли документ надсилається одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління установи, підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи — автора, а на місця розсилаються засвідчені копії.
Документи підписуються, як правило, однією особою, якщо за зміст документа відповідають кілька осіб (акти, фінансові документи тощо) — двома або більше особами. При цьому їхні підписи розміщуються один під одним відповідно до посади. Наприклад:
Директор інституту (підпис) (ініціали, прізвище) Головний бухгалтер (підпис) (ініціали, прізвище)
Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому разі обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться машинописним способом або на ПК, наприклад, "в. о.", "заст.").
Не допускається підписання документа з прийменником "за" або поставлення скісної риски перед найменуванням посади.
Печатка. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.
Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, дорученнях.
Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі чинних нормативно-правових актів (див. зразок 1).
Печатка (негербова), яка відтворює найменування відповідної установи, її структурного підрозділу, ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.
Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.
Категорія: Курсові роботи | Розмістив: Roland (13.04.2010)
Переглядів: 2122 | Теги: діловодство, бібліотекознавство, правила, оформлення документів, Складання, бібліографія, практична робота, докуметознавство, реферат, культура | Рейтинг: 0.0/0

Схожі публікації: