Погодження документів. Візи. У разі потреби в оцінці доцільності
документа, його обґрунтованості та встановлення відповідності
законодавству здійснюється погодження проекту документа.
Погодження може здійснюватись як в установі (зі структурними
підрозділами) посадовими особами, які відповідно до її компетенції
займаються питаннями, порушеними у проекті документа, — внутрішнє, так
і за її межами — зовнішнє.
Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа
посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали й прізвище
особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби
зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:
Начальник відділу постачання (підпис) (ініціали, прізвище) Дата
Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.
Проекти нормативно-правових актів установи перевіряють працівники
юридичної служби установи на відповідність їх законодавству й візують
на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту акта.
Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним
грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці
останнього аркуша проекту документа й включає в себе слово "Погоджено",
найменування посади особи, з якою погоджується проект документа
(включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище
та дату погодження, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Заступник міністра економіки України
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Вищої атестаційної комісії
Дата
№____
У разі коли зміст документа стосується більш ніж трьох установ,
складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка в самому
документі на місці грифа погодження, наприклад:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва документа
Найменування посади Найменування посади
(підпис) (ініціали, прізвище) (підпис) (ініціали, прізвище)
Дата Дата
Відмітка про засвідчення копії. Засвідчують копію документа для надання
їй юридичної сили. Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій
частині лицьового боку першого аркуша документа.
Копія документа виготовляється й видається тільки з дозволу керівника
установи або відповідного структурного підрозділу. Установа може
засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній (це
правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні
контори й приватних нотаріусів). Під час вирішення питання про
прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їхніх трудових,
житлових та інших прав, а також формування особових справ працівників
установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами
(копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо). Копія документа
виготовляється рукописним і машинописним способами, текст документа
відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується
підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.
Засвідчення документа складається зі слова "Згідно", найменування
посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів і
прізвища, дати засвідчення копії й проставляється нижче реквізиту
"Підпис", наприклад:
Згідно
Інспектор відділу кадрів
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
На копіях виданих документів, що залишаються у справах, текст бланків
не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його
реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис і
дата засвідчення, наприклад:
Дата, індекс
Начальник відділу
(підпис) (ініціали, прізвище)
Згідно
Інспектор відділу кадрів
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
Також на копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з
якими вони погоджені, та візи виконавців: напис про засвідчення
документа, завірений печаткою (негербовою) з найменуванням відповідної
установи або її структурного підрозділу. Копія документа повинна мати
всі виправлення, зроблені в оригіналі.
Зразок 1
Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка
1. Акти (прийому, закінчених об'єктів будівництва, обладнання, виконання робіт: списання, експертиза тощо).
2. Аркуші погодження нормативно-правових актів.
3. Висновки й відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України.
4. Довідки (лімітні: про виплату страхових сум; використання бюджетних
асигнувань на зарплату; нараховану й належну зарплату тощо).
5. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.
6. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне
співробітництво, підряди, оренду приміщень, про здійснення робіт тощо).
7. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
8. Заяви (на акредитив, про відмову від акцепту тощо).
9. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
10. Зразки й відбитки печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
11. Посвідчення про відрядження.
12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та
освоєння виробництв нових виробів; на калькуляцію за договором; на
капітальне будівництво тощо).
13. Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).
14. Подання й клопотання (про нагородження орденами й медалями, преміями).
15. Протоколи (погодження планів поставок).
16. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
17. Специфікації (виробів, продукції тощо).
18. Статути державних підприємств (об'єднань).
19. Титульні списки.
20. Штатні розписи.
Зразок 2
Примірний перелік документів, що підлягають затвердженню
1. Акти (перевірок, ревізій, прийому закінчених об'єктів будівництва, списання, експертизи, передачі справ, ліквідації установ).
2. Звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо).
3. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне
будівництво, проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і
технологічних робіт, технічні тощо).
4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків,
приміщень, споруд, на підготовку та освоєння виробництва нової
продукції, на капітальне будівництво тощо).
5. Нормативи (витрати сировини, матеріалів, електроенергії, технологічного проектування, чисельності працівників тощо).
6. Переліки (посад працівників з нормованим робочим днем, типових
документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням
строків зберігання документів тощо).
7. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних
робіт; упровадження нової техніки, кооперативних поставок продукції за
встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним
господарством від капітального ремонту; роботи колегії,
науково-технічної ради, вченої ради тощо).
8. Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо).
9. Розцінки на здійснення робіт.
10. Статути державних підприємств (об'єднань).
11. Структура й штатна чисельність.
12. Форми уніфікованих документів.
13. Штатні розписи.
Контрольні питання
1. Назвіть основні реквізити документа.
2. Опишіть основні випадки адресування документа.
3. Вкажіть, як здійснюється внутрішнє та зовнішнє погодження документа.
4. Перелічіть основні вимоги до тексту документів.
5. Перелічіть основні позначки на документах.
2. Вимоги до документів, підготовлених до друкування
Текст документів на папері формату А4 друкують через 1,5 міжрядкових
інтервалу, а формату А5 — через 1 міжрядковий інтервал. Тексти
документів, що готуються до друку, друкуються через 2 міжрядкових
інтервали.
Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються
через 1 міжрядковий інтервал. Складові реквізитів "Адресат", "Гриф
затвердження", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження"
відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами,
наприклад:
Погоджено
2
Заступник міністра
1,5
(підпис) (ініціали, прізвище)
1
Дата
Реквізити документа відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими
інтервалами. Назву виду документа друкують великими літерами.
Розшифровку реквізиту "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без інтервалів між ініціалами й прізвищем.
Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів — 28 знаків.
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його можна
продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не
ставиться.
Під час друкування документів використовують вісім стандартних положень табулятора:
0 — від межі лівого поля — для реквізитів "Заголовок до тексту",
"Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище
виконавця та номер його телефону", "Відмітка про виконання документа й
направлення його до справи", найменування посади в реквізиті "Підпис"
та "Гриф погодження", за-свідчувального напису "Згідно", а також слів
"Слухали", "Виступили", "Вирішили", "Постановили", "Наказую",
"Пропоную";
1 — після 5 друкарських знаків — для складання таблиць і трафаретних текстів;
2 — після 24 друкарських знаків — для складання таблиць і трафаретних текстів;
3 — після 24 друкарських знаків — для складання таблиць і трафаретних текстів;
4 — після 32 друкарських знаків — для реквізиту "Адресат";
5 — після 40 друкарських знаків — для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";
6 — після 48 друкарських знаків — для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис";
7 — після 56 друкарських знаків — для складання таблиць і трафаретних
текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і
організацій (УКПО) та Українським класифікатором управлінської
документації (УКУД).
За наявності кількох грифів затвердження й погодження їх розміщують на
одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора
0, 1,5.
Якщо в тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його
видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них — через один міжрядковий інтервал.
Якщо документи оформляються на кількох сторінках, друга та наступні
сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок проставляються
посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова
"сторінка" та розділових знаків.
Друкований текст документа обов'язково перевіряє виконавець. На
рукописі він зазначає, скільки примірників необхідно друкувати, на
якому форматі, дату здачі матеріалів до тиражування.
Невеликі за обсягом документи розмножує безпосередньо секретар за
допомогою оргтехніки на його робочому місці. Розмноження великих за
обсягом документів повинно здійснюватись спеціалізованим підрозділом за
такими правилами:
• для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу;
• документи на розмноження передаються разом із замовленням. При цьому
замовленню присвоюється номер, зазначається дата його передачі,
встановлюється термін виконання замовлення;
• замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку роботи. Особа,
яка одержує розмножений документ, розписується на замовленні із
зазначенням дати одержання;
• оригінали документів після виготовлення з них копії повертаються за належністю.
3. Вимоги до бланків
Бланк — це стандартний аркуш, на якому відображена постійна інформація
й відведено місце для перемінної. Для складання службових документів в
установах повинен використовуватися папір форматів А4 та А5. Складання
документів на папері довільного формату не дозволяється. Як правило,
усі службові документи повинні оформлятися на бланках установи, які
виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та Примірної
інструкції з діловодства з обов'язковим додержанням таких правил:
• встановлюються два види бланків: бланк для листів і загальний бланк
для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення
бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість
перевищує 200 одиниць на рік;
• бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або повздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка
розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту
однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок
реквізиту починається від лівої межі площі) способом;
• бланки повинні виготовлятися на ПК на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;
• бланки документів повинні мати такі поля: ліве — ЗО мм; верхнє — не менш ніж 10 мм; праве й нижнє — не менш ніж 8 мм.
Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки
тощо) та документи, створювані від імені кількох організацій,
оформляють не на бланках.
Якщо документ створюється за допомогою комп'ютера, то потрібно
врахувати, що шрифт, яким друкується текст, має бути максимально
наближений за формою та розміром до шрифту друкарської машинки.
Загальний бланк містить реквізити:
• Державний Герб України (порядок його використання визначається законом);
• емблема підприємства, установи, організації;
• найменування вищої організації;
• найменування підприємства, установи, організації;
• дата та індекс документа.
Бланк службових листів містить реквізити:
• Державний Герб України (порядок його використання визначається законом);
• емблема підприємства, установи, організації;
• код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО);
• найменування вищої організації;
• найменування підприємства, установи, організації;
• індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, телефон, факс, банківські дані;
• дата та індекс документа;
• посилання на дату й індекс вхідного документа (див. зразки бланків).
Загальний бланк
(герб)
УКРАЇНА
МІНІСТЕРСТВО ЗАКОРДОННИХ СПРАВ
Бланки службових листів
І. ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ
при Кабінеті Міністрів України 02601, м. Київ-601, МСП
вул. Солом'янська, 24 Головархів України, тел. 277-27-77
________№________________
На №_____________________
2. ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ
при Кабінеті Міністрів України
________№________________
Список використаної літератури:
Список використаної літератури
1. Бондарева Т. М. Секретарское дело. — М.: Высш. шк., 1995.
2. Бурнашова Г. А. Делопроизводство. — М.: Высш. шк., 1989.
3. Веселое П. В. Современное деловое письмо в промышленности. — М.: Изд-во стандартов, 1990.
4. Воробьев Л. И., Щёкин Г. В. Делопроизводство, учет и отчетность в кадровой службе. В 5 ч. — К.: ВЗУУП, 1990.
5. Головач А. С. Оформление документов. —К.; Донецк: Выщашк., 1983.
6. Демидова А. К., Смирнов Е. А. Коммерческая корреспонденция. — М.: Русский язык, 1985.
7. Діденко А. Н. Сучасне діловодство. — К.: Либідь, 1998.
8. Коваль А. П. Ділове листування. — К.: Либідь, 1992.
9. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. — М.: ИНФРА-М, 1998.
10. Мурашко М. І. Довідник для підприємців-роботодавців та
працівників відділу кадрів підприємств, установ та організацій. — К.,
1994.
11. Организация работы с документами: Учебник / В. А. Кудряев и др. — М.: ИНФРА-М, 1998.
12. Паламар Л. М., Кацівець Г. М. Мова ділових паперів. — К.: Либідь, 1993.
13. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління. — К.: МАУП, 1997.
14. Пастори Л. Коммерческая корреспонденция: Пер. с нем. С. С. Курбатовой. — Обнинск: Титул, 1995.
15. Потелло Н. Я. Українська мова і ділове мовлення. — К.: МАУП, 1996.
16. Плотникова А. В. Деловая переписка с зарубежным партнером. —К.: МП "Мира", 1992.
17. Рожнов В. С. Загальне і кадрове діловодство. — К.: ТКК "Персонал", 1996.
18. Секретарь-референт І Т. В. Кузнецова, Г. А. Андреева и др. — М.: АО "Бизнес-школа", 1995.
19. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. — М.: ПРИОР, 1998.
20. Типова інструкція з діловодства від 17.10.97 № 1153. |
