VII. Зарахування до кадрового резерву
Заповнюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 19 грудня 1994 року № 853, відновлюється щороку.
Графа 1 "Орган, до якого зараховано в кадровий резерв" — назва органу,
до якого зараховано в кадровий резерв. Якщо державний службовець
зарахований до кадрового резерву в тій самій установі (організації), де
він працює, записується: у цьому органі.
VIII. Підвищення кваліфікації
Назва навчального закладу (на момент закінчення), у тому числі за кордоном.
Програма чи тематика підвищення кваліфікації: заповнюється відповідно до запису у дипломі (свідоцтві).
IX. Відомості про військовий облік
Заповнюється згідно з "Інструкцією про порядок ведення обліку
військовозобов'язаних і призовників на підприємствах, в установах,
організаціях та відповідно до записів у військовому квитку.
При заповненні особових карток на солдатів, матросів, старшин,
прапорщиків і мічманів запасу необхідно дотримуватися наступних вимог:
1) у рядку "Група обліку" — пункт 24 військового квитка;
2) у рядку "Категорії"— пункт 23 військового квитка;
3) у рядку "Склад" — пункт 25 військового квитка;
4) у рядку "Військове звання" — пункт 20 військового квитка;
5) у рядку "Військово-облікова спеціальність" — пункт 26 військового квитка;
6) у рядку "Придатність до військової служби" вказується: "стройовий",
якщо в розділі V військового квитка відсутній запис про стан здоров'я
або є відмітка про придатність до стройової служби:
"нестройовий по гр.__ст.___наказу МО___p. №__", якщо в розділі V
військового квитка є запис про придатність до нестройової служби з
посиланням на відповідну статтю і наказ міністра оборони України;
"непридатний зі зняттям з обліку по гр.___ст.__наказу МО__p.
№___", якщо про це є відповідний запис у розділі IX військового квитка;
7) у рядку "Назва райвійськкомату за місцем проживання" вказується
найменування військкомату, в якому військовозобов'язаний перебуває на
військовому обліку. Якщо ж військовозобов'язаний перебуває на
військовому обліку у виконкомі сільської (селищної, міської) ради
народних депутатів, то вказується найменування військкомату, який
здійснює керівництво цим обліковим органом;
8) у рядку "Перебуває на спецобліку №__" олівцем проставляється
серія і номер посвідчення про відстрочку, номер переліку, пункту та
розділу переліку (постанови), відповідно до якого оформлено бронювання
військовозобов'язаного, а також дата оформлення відстрочки військовим
комісаріатом.
Відомості про військовий облік в особових картках на генералів,
адміралів, офіцерів запасу заповнюються у такому самому порядку, але з
такими відмінностями:
1) рядок "Група обліку" не заповнюється;
2) у рядку "Категорія обліку" — пункт 8 військового квитка офіцера запасу;
3) у рядку "Склад" — пункт 7 військового квитка офіцера запасу;
4) у рядку "Військово-облікова спеціальність №__" — пункт 6
військового квитка офіцера запасу;
5) рядок "Придатність до військової служби" на офіцерів запасу, які
перебувають на військовому обліку, не заповнюється. На офіцерів запасу,
знятих з військового обліку, — пункт 20 військового квитка офіцера
запасу.
Додаткові відомості:
а) відомості, відповідно до статей 12, 16 Закону України "Про державну
службу", а саме: не мав судимості, не займаюсь підприємницькою
діяльністю безпосередньо або через посередників, не працює за
сумісництвом, не повірений третіх осіб у справах державного органу, не
член складу керівних органів підприємств тощо;
6) до якої категорії пільговиків відноситься, наприклад: чи є
ліквідатором аварії на ЧАЕС, офіцер запасу — пенсіонер та інші, номер
посвідчення, дата видачі (дд, мм, рррр) та назва органу, який видав.
Дата і причина звільнення.
Записи здійснюються у точній відповідності до формулювання чинного
законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт КЗпП України
або ст. ЗО Закону України "Про державну службу". Особова картка по
формі № П-2ДС затверджена наказом Мінстату України від 26.12.95 № 343.
4. Оформлення та ведення особових справ
Особова справа — це сукупність документів, які містять найповніші
відомості, про працівника й характеризують його біографічні, ділові,
особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального
обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній,
проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління.
Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників,
начальників відділів та служб, їхніх заступників,
матеріально-відповідальних осіб, спеціалістів тощо; оформляються вони
після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи
заносять документи, що відображають процес прийняття на роботу, потім —
усі основні документи, які з'являються упродовж трудової діяльності
працівника в установі.
Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або за
структурними підрозділами згідно зі штатним розписом. Справи на
матеріально-відповідальних осіб зберігають окремо. Кожній особовій
справі присвоюється номер відповідно до номера у штатно-посадовій
книзі, котрий записується і в алфавітну книгу особових справ.
До особової справи входять такі документи:
1) додаток до особового листка з обліку кадрів;
2) особовий листок з обліку кадрів із фотокарткою працівника розміром 4x6 см;
3) автобіографія;
4) копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації;
5) перелік наукових праць (для працівників, які мають учений ступінь чи кванти);
6) різного роду характеристики чи рекомендаційні листи;
7) документи, на підставі яких видаються накази про призначення,
переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про
переведення тощо);
8) копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення та звільнення працівника або виписки з них;
9) матеріали проведення атестацій; 10) внутрішній опис документів.
До особової справи можуть бути внесені також довідки-об'єктив-ки, копії
наказів, розпоряджень, постанов органів вищого рівня або витяги з них,
витяги з протоколів наукових рад для наукових рад (для наукових
співробітників, які брали участь у конкурсному заміщенні вакантних
посад), витяги з протоколів зборів трудового колективу (для керівників,
яких обирає на посаду трудовий колектив), а також інші документи, що
характеризують діяльність працівника. Порядок розміщення цих
документів, як правило, хронологічний; усі вони підшиваються.
Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи
другорядного значення можуть групуватись у самостійну справу
тимчасового зберігання окремо від особової справи або розміщуватись у
"кишеньці" на зворотному боці її обкладинки.
Включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про
направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення
кваліфікації чи стажування не допускається.
Документи особової справи містять інформацію не лише про прийняття,
переведення та звільнення працівника, а й про його вік, освіту,
трудовий стаж, сімейний стан, багато інших відомостей про його життя та
діяльність. З огляду на це вони можуть бути використані для проведення
соціально-демографічних досліджень. Крім того, як свідчить досвід
вивчення особових справ, у них нерідко можна знайти документи,
необхідні для вивчення історії розвитку тих чи інших підприємств,
установ.
Документи особової справи ведуться впродовж усього часу роботи особи на
підприємстві й до номенклатури справ установи не заносяться.
Розглянемо оформлення обкладинки особової справи (форма додається).
Заголовок повинен містити повну назву підприємства, номер справи,
прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку вона заведена, — усе в
називному відмінку.
Обов'язково проставляється дата заведення (день прийняття особи на
роботу) і закінчення (день звільнення) особової справи. Оскільки справа
є документом тривалого зберігання, її необхідно вкласти в тверду
обкладинку й переплести.
Після звільнення працівника його заяву про звільнення, копію наказу
(розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про
переведення на іншу роботу, подання та звільнення тощо), на підставі
яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та
записують в опис. У додатку до особової справи працівника робиться
запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа
вилучається та зберігається у відділі кадрів два роки, потім здається
на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання
— 75 років.
Доступ до особових справ має бути обмеженим. Особові справи зберігаються на рівні із секретними документами.
Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, у крайньому випадку,
у спеціально пристосованих для цього залізних шафах, що замикаються.
Відповідальність за зберігання особових справ несе начальник відділу кадрів, фахівець з персоналу або секретар.
Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло
яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову
справу більш ніж на один день, виносити її за межі підприємства. У разі
використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення
раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи
долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку
вона заведена.
Щоб запобігти втрати особової справи, у ній необхідно тримати
контрольну картку. Вона залишається у відділі кадрів на період видачі
особової справи. Після повернення останньої у контрольній картці
ставиться дата повернення, а особова справа повертається на своє місце.
Якщо особова справа відправляється поштою, то вказуються дата
відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата
повернення справи.
Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується.
Зберігається особова справа в архіві як самостійна одиниця зберігання.
У разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як
правило, не передається.
Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства однієї системи.
4.1. Заповнення особового листка з обліку кадрів
Особовий листок з обліку кадрів є одним з основних документів особової
справи і становить перелік запитань про біографічні дані працівника,
освіту, його роботу в минулому, відношення до військової служби,
сімейний стан тощо.
Особовий листок працівник заповнює чорнилом або кульковою ручкою
власноручно без підчисток та виправлень. Записи робляться розбірливо та
без невстановлених скорочень. На всі поставлені запитання необхідно
давати повні відповіді.
Для заповнення особового листка використовуються такі документи:
паспорт, трудова книжка, військовий квиток, документи про освіту, а
також, у разі наявності, документи про присвоєння вченого ступеня чи
звання, документи про наукові праці, винаходи тощо.
Начальник відділу кадрів (інспектор чи фахівець) обов'язково звіряє
правильність записів у особовому листку з документами. При цьому
особлива увага приділяється правильності запису найменувань
організацій, населених пунктів, дат та інших відомостей (посад,
кваліфікацій тощо).
Послідовність заповнення особового листка:
1. Прізвище, ім'я, по батькові (пишеться без скорочень, наприклад: Шевченко Андрій Петрович.
2. Стать (записується словами: чоловіча, жіноча.
3. Рік, число й місяць народження (записується таким чином: 1950, 25 серпня.
4. Місце народження (вказується повна назва населеного пункту, району,
області: селище Іванівка Підволочиського району Тернопільської області).
5. Освіта (записується так: вища, неповна вища, середня, неповна
середня, початкова залежно від наявності документа про освіту).
Найменування навчального закладу вказуються так, як він називався на
період його закінчення. Наприклад: Харківський автомобільно-дорожній
інститут. У випадку входження слова "імені" до найменування навчального
закладу необхідно писати, наприклад, ім. Т. Г. Шевченка. Записується
повне найменування факультету чи відділення, наприклад,
дорожньо-будівельний; менеджменту; права. Рік вступу, закінчення або
вибуття записується так: 1991,1995. Записують повну назву спеціальності
та вказують номер диплома, наприклад, інженер-будівельник, Ц-9/1111 з
відзнакою.
6. На запитання, якими мовами володієте, відповідають таким чином:
читаю й перекладаю зі словником; читаю й можу розмовляти; володію
вільно.
7. Учений ступінь, учене звання записують так: кандидат філологічних
наук, доцент. У разі відсутності такого робиться запис "не маю".
8. Відповідь на запитання про наукові праці та винаходи слід записувати
так: маю 5 наукових праць та 3 зареєстровані винаходи в галузі
будівництва (список додається) або наукових праць та винаходів не маю.
9. Виконувана робота з початку трудової діяльності відображається
відповідно до записів у трудовій книжці. Зазначаються також період
навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах, військова
служба й робота за сумісництвом. Підприємства, установи, організації
слід іменувати так, як вони називалися на період роботи чи навчання
особи, яка заповнює листок, наприклад, технік інституту
"Київдіпротранс", м. Київ.
Якщо початок трудової діяльності збігається з моментом вступу до вищих чи середніх навчальних закладів, слід писати так:
студент — для вищих навчальних закладів, курсант — для військових
училищ тощо. Військова служба записується із зазначенням посади та
номера військової частини: рядовий військової частини № 10834; командир
роти військової частини № 21213, м. Олександрія, Одеський військовий
округ.
10. Державні нагороди (вказується назва нагороди й час її одержання, наприклад, Зірка "За мужність", 11.11.94).
11. Відношення до військового обов'язку та військове звання
(записуються так: військовозобов'язаний, старший лейтенант. Склад —
командний (адміністративний, технічний тощо), рід військ — сухопутні).
12. Родинний стан на момент заповнення особового листка (перелічуються всі члени сім'ї із зазначенням віку).
13. Домашня адреса (записується згідно з діючим адміністративним подшом
із зазначенням поштового індексу, найменування населеного пункту,
району, області, вулиці, номерів будинку, квартири, телефону).
14. Паспорт (вказуються серія, номер, коли й ким виданий). Проставляючи
дату заповнення листка, вказують: число, місяць (словом), рік.
Особистий підпис ставиться розбірливо.
4.2. Порядок складання автобіографії
Одним із документів особової справи, що містить інформацію про особовий
склад підприємства, установи, організації, є автобіографія.
Автобіографія — це документ, у якому особа, яка його складала, подає опис свого життя та діяльності за довільною формою.
Пишеться цей документ від руки на стандартному аркуші формату А4.
Основна вимога до такого документа — вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.
Кожне нове повідомлення починається з абзацу.
В автобіографії, як правило, вказують:
• прізвище, ім'я, по батькові у називному відмінку;
• дата, місце народження;
• відомості про навчання;
• відомості про трудову діяльність;
• сімейний стан і склад сім'ї;
• нагороди і заохочення;
• домашня адреса та номер телефону;
• дата і особистий підпис.
Відображаючи трудову діяльність, не слід обмежуватися лише переліком
посад. Необхідно пояснити причини переходу від однієї роботи до іншої.
У разі перерви у трудовій діяльності потрібно вказати її причину.
Усі дані подаються у хронологічному порядку, що допомагає скласти уявлення про життєвий шлях та ділову кваліфікацію особи.
Усі дати пишуться за таким зразком: 10 липня 1950 року; у лютому 1980 року, впродовж 1981/84 навчального року тощо.
Дата написання пишеться ліворуч під текстом, підпис особи — праворуч.
АВТОБІОГРАФІЯ
(прізвище, Ім'я, по батькові)
Автобіографія складається у довільній формі власноручно. Обов'язково
висвітлити в описовій формі рік та місце народження, в якій сім'ї, в
яких навчальних закладах навчались, яку освіту та спеціальність
одержали. Коли, де і на якій посаді працювали, з яких причин переходили
з посади на посаду. Короткі відомості про ваших рідних (батько, мати,
брати, сестри, чоловік, жінка, діти). Чи перебували ви під судом та
слідством, де, коли, за що? Навички роботи на комп'ютері, машинопис,
стенографія, права водія, володіння мовами. Якими іншими
спеціальностями володієте.
Особисті захоплення. Домашня адреса, телефон.
Список використаної літератури
1. Бондарева Т. М. Секретарское дело. — М.: Высш. шк., 1995.
2. Бурнашова Г. А. Делопроизводство. — М.: Высш. шк., 1989.
3. Веселое П. В. Современное деловое письмо в промышленности. — М.: Изд-во стандартов, 1990.
4. Воробьев Л. И., Щёкин Г. В. Делопроизводство, учет и отчетность в кадровой службе. В 5 ч. — К.: ВЗУУП, 1990.
5. Головач А. С. Оформление документов. —К.; Донецк: Выщашк., 1983.
6. Демидова А. К., Смирнов Е. А. Коммерческая корреспонденция. — М.: Русский язык, 1985.
7. Діденко А. Н. Сучасне діловодство. — К.: Либідь, 1998.
8. Коваль А. П. Ділове листування. — К.: Либідь, 1992.
9. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. — М.: ИНФРА-М, 1998.
10. Мурашко М. І. Довідник для підприємців-роботодавців та
працівників відділу кадрів підприємств, установ та організацій. — К.,
1994.
11. Организация работы с документами: Учебник / В. А. Кудряев и др. — М.: ИНФРА-М, 1998.
12. Паламар Л. М., Кацівець Г. М. Мова ділових паперів. — К.: Либідь, 1993.
13. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління. — К.: МАУП, 1997.
14. Пастори Л. Коммерческая корреспонденция: Пер. с нем. С. С. Курбатовой. — Обнинск: Титул, 1995.
15. Потелло Н. Я. Українська мова і ділове мовлення. — К.: МАУП, 1996.
16. Плотникова А. В. Деловая переписка с зарубежным партнером. —К.: МП "Мира", 1992.
17. Рожнов В. С. Загальне і кадрове діловодство. — К.: ТКК "Персонал", 1996.
18. Секретарь-референт І Т. В. Кузнецова, Г. А. Андреева и др. — М.: АО "Бизнес-школа", 1995.
19. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. — М.: ПРИОР, 1998.
20. Типова інструкція з діловодства від 17.10.97 № 1153. |
