2.2. Церковні архіви Правобережної України
Церковні архіви Правобережжя 18 ст. відображали релігійну ситуацію
в регіоні, церковну організацію, підпорядкування церков,
адміністративне управління та ієрархію Римо-Католицької,
Греко-Католицької та Православної церков. Характерною особливістю
архівної системи в Правобережній Україні була широка мережа церковних
архівів, до яких належали архіви церковної адміністрації, храмів та
монастирів. Відповідно до церковної організації, формувалися архіви
Греко-Католицької митрополії, Римо-католицьких єпископських кафедр та
консисторій. Сюди відносять і архіви архієреїв, де зосереджувалася
документація не лише про їхню особисту діяльність, але й документи
окремих інституцій єпархій.
На збереженість церковних архівів впливала соціально-політична
ситуація на Правобережжі у 18 ст. Так, в обстановці безперервних
конфліктів, у т.ч. і релігійних, у католицьких ієрархів не було
постійної резиденції. Переїзд єпископських кафедр, заснування
тимчасових резиденцій, відсутність постійних приміщень для архівів
призводило до розпорошення архівних комплексів. Не мали постійної
резиденції на Правобережжі у 18 ст. і греко-католицькі митрополити.
У 2-й половині 18 ст. резиденція митрополита найдовше перебувала у
Радомишлі. Слідом за митрополитами по їхніх резиденціях мігрував і
митрополичий архів у повному складі, або розрізнений на частини, на
окремі архіви (згадуються "митрополитанські архіви” Варшавський,
Львівський, Луцький та ін.).
Важливість на той час архівів церковної адміністрації підтверджують
факти упорядкування Архіву митрополитів Української Греко-Католицької
церкви.
Ще з 1699 р. відомий опис (можливо, перший) цього архіву. За
наказом митрополита було систематизовано документи (з кожного предмета,
наприклад про Брестський собор, про владу і права митрополита тощо,
зібрані в одне місце), з’єднано у фасцикули. Опис документів складено
за предметами, географічними і власними іменами. Роботи по розбиранню і
описуванню митрополичого архіву здійснювали і в 2-й половині 18 ст.
Митрополичий архівіст А. Война в 1763 р. склав "Реєстр остатка
найденных бумаг". Згрупованим документам надавали заголовки, наприклад
"про унію", "про релігію", були заголовки за характером документів:
папські булли, присяги митрополитів, королівські привілеї. Зберігалися
фасцикули з різними змішаними документами. На групу документів,
систематизованих за хронологією, складали описи. З часом, порядок у
митрополичому архіві був порушений. Після смерті останнього митрополита
і так званого акту з'єднання уніатів з православними (1839 р.) частину
архіву з Радомишля було передано до Білорусько-Литовської колегії, в
тюках, на вагу, без описів і "без всякого порядка, с совершенно
перемешанньгми документами". За постановою Святійшого Синоду 1843 р.
архів колишніх уніатських митрополитів передано до Синодального архіву
"для надлежашего хранения”.
Архів уніатських митрополитів – найважливіше джерело реконструкції
усієї архівної системи Греко-Католицької церкви в Україні.
Православна церква в Правобережній Україні після переходу в унію
Перемишльської, Львівської і Луцької єпархій своїх єпархій до кінця 18
ст. не мала. Для керівництва православними монастирями Правобережжя при
Київській духовній консисторії було створено "окремий стіл” –
"генеральне повиття”. Після включення Правобережної України до складу
Російської імперії було проведено і церковно-адміністративну реформу,
створювалися самостійні єпархії: Брацлавська (з 1796 р. – Подільська),
Житомирська (з 1799 р. – Волинсько-Житомирська). Київська єпархія
остаточно оформилася до 1797 р. З часу заснування православних єпархій
на Правобережжі ведуть свою історію архіви духовних консисторій.
Архіви функціонували при Луцько-Житомирській та Кам’янецькій
римо-католицьких духовних консисторіях (обидві засновані в 1798 р.).
2.3. Магнатські архіви
З діяльністю найбільших землевласників Правобережної України –
князів Любомирських, Сангушків, графів Потоцьких, Браницьких та ін.
пов'язано формування магнатських архівів. Одним з найбагатших,
найдавніших і найбільших за обсягом магнатських архівів (займав
двоповерховий будинок) був архів князів Сангушків у м. Славуті на
Волині.
Значну частину магнатських архівів становили королівські грамоти на
володіння, приватні акти на право власності, тестаменти, купчі, орендні
контракти, інвентарі та люстрації маєтків, генеалого-родовідні
матеріали (родовідні книги, метрики про хрещення, свідоцтва про шлюб,
виписки із метричних книг та ін.). До приватних архівів різними шляхами
потрапляли і документи з архівів окремих установ. Крім юридичних актів,
у магнатських архівах зберігалося офіційне і приватне листування.
Документи магнатських архівів збереглися до цього часу або у
вигляді компактних комплексів (магнатських фондів), наприклад архівні
фонди Любомирських, Потоцьких, Сангушків в архівосховищах Києва та
Львова, або у складі наукових документальних колекцій. Завданням
сучасної архівістики є вивчення історії формування магнатських архівів,
реконструкція первісних фамільних зібрань, створення міжфондових і
міжархівних довідників про склад і зміст документів фамільного
походження12.
2.4. Заснування Архіву гродських і земських актів у Львові
Важливим етапом у розвитку архівної справи на західноукраїнських
землях 18 ст. було заснування історичного архіву у Львові. Перші
відомості про формування архіву за часів панування на цих землях
австро-угорської монархії маємо з кінця 18 ст., коли за розпорядженням
крайового трибуналу в 1783 р. австрійська адміністрація почала
надсилати до Львова майже з усіх міст Галичини актові книги
ліквідованих гродських і земських судів. Для розміщення цих книг
крайова адміністрація виділила приміщення колишньої бібліотеки
Бернардинського монастиря. З 1784 р. акти почали надходити до Львова.
Того ж року для охорони актових книг було призначено відповідальну
особу. У 1828 р. в історичному архіві Львова зберігалося 15323 томи
книг.
2.5. Розвиток архівної справи на Закарпатті
На архівну справу Закарпаття значний вплив мало включення його до
складу Угорщини і реформування місцевих органів управління.
Адміністративно-територіальними одиницями на Закарпатті були комітати
(жупи), в результаті діяльності яких відкладалися різні документи,
насамперед записи постанов жупних зборів. У 1733 р. угорська влада
прийняла рішення про будівництво адміністративних будинків для жуп. У
зв’язку з цим стало можливим заснування стаціонарних жупних архівів. В
адміністративних будинках обов’язково передбачалося приміщення для
комітатських документів. Тут зберігалося поточне діловодство: протоколи
зборів, листи громадян, скарги.
Хранителем і упорядником документів у комітатських архівах був
старший нотар, він завідував і комітатською печаткою. Архівні документи
у фасцикулах розмішували у спеціально відведених кімнатах. Матеріали
комітатських архівів використовували не лише для наведення довідок, але
й в наукових цілях. Відомо, що документами Угочанської жупи
користувалися у 18 ст. закарпатські дослідники, зокрема історик Антон
Сірмай13.
Територіальні зміни жуп негативно впливали на долю архівів: під час
переміщувань документи розпорошувалися, пошкоджувалися, частково
втрачалися. Відомі на Закарпатті у 18 ст. архіви привілейованих міст
Берегова, Мукачева, Ужгорода, приватні графські архіви, архіви
Мукачівської дієцезії (єпархії) та Мукачівського чернечого монастиря
отців Василіа (останній зберігав документи про монастирські володіння,
декрети про дарування монастиреві сіл).
Розділ ІІІ. Адміністративні реформи та організаційні зміни в архівній справі України у XVIII ст.
З ліквідацією автономії України та введенням загальноросійського
адміністративного устрою історія українських архівів тісно пов’язана з
архівним будівництвом у Російській імперії.
В 1782 р. територію Гетьманщини було поділено на Київське,
Чернігівське і Новгород-Сіверське намісництва, перетворені в 1796 р. на
Малоросійську губернію. Остання існувала до 1802 р., коли з неї було
утворено Чернігівську і Полтавську губернії14.
На запорозьких землях та південних полках Гетьманщини так званий
Новосербський корпус 1764 р. був реорганізований у Новоросійську
губернію. З 1775 р. Новоросію поділено на Азовську та Новоросійську
губернії. З 1783 р. Новоросія стала називатися Катеринославським
намісництвом, яке в 1796 р. було скасовано і утворено другу
Новоросійську губернію.
Зміни в адміністративному управлінні українськими територіями
впливали на долю архівних фондів. Архіви ліквідованих установ надходили
у розпорядження нових адміністративно-територіальних органів.
У 1797 р. граф І. Салтиков, який управляв Малоросією на правах
генерал-губернатора, в листі до малоросійського губернатора
Я. Бакуринського порушував питання про організацію в губернському місті
Чернігові "архива всех дел до Малороссии касающихся й в различных
тестах, без призрения оставленных... позначенню в Чернигове дома
прочного й способного ко вмещению всех тех бумаг”. Для "розбирання всех
дел, приведения их в порядок" намісник призначав чиновників. Так, архів
колишньої Малоросійської колегії було передано до Чернігівського
губернського правління. В архіві Київського губернського правління
зосереджувалися в різний час архівні документи Київського магістрату,
справи Малоросійської колегії, архіви полкових канцелярій і судів. У
Катеринославському губернському архіві було об'єднано архіви колишніх
Новоросійської і Азовської губернських канцелярій (1764-1784 рр.)
Катеринославського намісництва (1784-1796 рр.), другої Новоросійської
губернії (1797-1802 рр.), генерал-губернаторських канцелярій, фортеці
Святого Димитрія.
Уряд Московської держави, а пізніше й уряд Російської імперії
активно впливав на внутрішнє життя України, в тому числі й на
організацію канцелярської справи наприкінці XVIII ст.
"Генеральний регламент” (так звався загальний статут усіх
петровських колегій), виданий Петром I 1720 року, став обов’язковим для
всіх установ Російської імперії. Тут доречно згадати, що сам термін
"архів” починає вживатися в законодавчих пам’ятках Росії з Петра I. Він
був першим, хто визначив це поняття і встановив порядок ведення
поточного діловодства та зберігання завершених справ. Імператорський
уряд у XVIII ст. дбав про безпечні архівні приміщення, про що свідчить
наказ Сенату від 26 січня 1737 р. про каменные палаты со оводами и
полами каменными и с затворы у дверей й окон, й с решетками железными”,
про точну реєстрацію архівних матеріалів, складання "роспісних спісков”
воєводами, про концентрацію архівного матеріалу уже скасованих установ
в одному місці і т.ін. Указом від 21 січня 1726 р. було наказано
замінити стовпці книгами і зшитками15. Важливе значення мав закон
про трирічне перебування справ у канцелярії, після чого вони
обов’язково передавалися до архіву. З метою забезпечення схоронності
архіві заборонялося виносити з них документи. Усі ці заходи свідчать
про прагнення організувати архівну справу якомога доцільніше, щоб
справи не губилися і не нищилися, щоб у разі потреби було зручно
користуватися.
Разом з тим, епоха Петра I так глибоко порушила звичайний хід
справ, утворила стільки нових і знищила старих установ, що давніші
архівні фонди, втративши свою актуальність і практичне значення,
опинилися в становищі непотрібного додатка до архівів нових установ; їх
переміщували з місця на місце. Коштів на утримання архівів було мало;
не тільки не будувалися "кам’яні палати”, а й існуючі дерев’яні були
такі тісні, що буквально були "забиті” справами, так що й користувалися
ними за потреби було важко. Для впорядкування старих архівів були
потрібні працівники, знайомі зі старовинним діловодством та мовою,
палеографією, а їх, як правило, не вистачало. Описи на документи
складалися неточно, недбало. Описи на документи складалися неточно,
недбало. Тому розпорядження влади щодо архівів найчастіше не
виконувалися. Чимало документів гинуло від недбалого зберігання.
У XVІІІ ст. відбулися значні зміни в архівній справі. Стовпці не
відповідали потребам зростаючої довідкової роботи. Під впливом розвитку
друкарства і з метою поліпшення збереження документів у діловодство
стало впроваджуватися ведення справ на аркушах книг і зошитів. Важливу
роль у цьому зіграла зацікавленість уряду в економії писального
матеріалу. В указі про скасування стовпцового діловодства говорилося,
що раніше "писали в стовпці на одній сторінці й у тім виходило папера
багато... А як учнут писати в лист, і на обох сторонах зошита, витрати
паперу буде менше”. У 1700-1726 рр. стовпцове діловодство було
скасовано, що вплинуло на архівну справу16.
У низці указів і інструкцій давалися вказівки про необхідність
правильного догляду за документами різних видів і форм. Так, в
інструкції 1720 р. пропонувалося в архіві Вотчинної колегії матеріали в
стовпцях перебрати і переклеїти, документи дбайливо зберігати, складати
на них реєстри, описи і т.д.
Диференційовано було потрібно розбирати й описувати
"кореспонденцію... на іноземних мовах”, "різних персон листа”,
"Наказового столу справи” і "Гетьманського повытья справи”, тобто
матеріали дипломатичного характеру, що відносяться до України.
Інструкція наказувала дбайливо відноситися до документів,
піклуватися про їхню схоронність. Стовпці пропонувалося розклеїти, а
отримані аркуші ("сстави”) переплести в книги. Виділені в допомогу
канцеляристи повинні були розбирати просту документацію, а секретні
справи "розбирати йому архіваріусу самому”. Це робилося для того, щоб
уникнути витоку секретної інформації.
По Генеральному регламенті посада архіваріуса як керівника архіву
була єдиною. Він виконував поточну роботу. Якщо в архіві починалася
робота з упорядкування справ, складання описів, алфавітів і інших
довідників, то сюди відряджалися на час канцеляристи і копіїсти, в
основному з установ-фондоутворювачів.
На службовців архіву лежали обов’язки "наглядати й охороняти”
документи і здійснювати довідкову роботу. Для обліку велися журнальні
щоденні записи, за більш тривалі проміжки часу складалися звіти.
Старшим службовцем пропонувалося стежити за молодшими, щоб вони не
"нудьгували за описом”.
Якісний рівень архівних довідників був низьким. При переклеюванні
стовпців сстави часто змішувалися, заголовки в ряді випадків не
відповідали змісту справ, нерідко книги вписувалися в опис без
заголовка, а лише з позначенням номера і гола. Тривалість робочого дня
архівістів за Генеральним регламентом складала шоста година. Але вже в
середині XVІІІ ст. співробітникам архівів приходилося працювати по 14 і
навіть 16 годин. Якщо ж довідка чи копії документів були потрібні
якому-небудь чиновнику, то адміністрація діяла за принципом "примусити
піддяних”, тобто не випускати співробітників з архіву, поки робота не
буде довершена. До кінця XVІІІ в. тривалість робочого дня скоротилася
до восьми годин17.
Засобу на потреби архівів відпускалися явно недостатні. Положення з
устаткуванням залишало бажати кращого. До кінця XVІІІ в. архіви були
постачені шафами і полками, але, як правило, у недостатній кількості.
Тому документи складали в шухляди чи просто звалювали на підлогу.
У XVІІІ в. виявилися два підходи до організації збереження
документів. У "поточних” архівах діючих установ в основному зберігався
колишній порядок класифікації архівних справ, вироблений ще в
канцеляріях. Це спостерігалося й у центральних, і в місцевих архівах.
Всередині документальних масивів джерела розділялися по тематичному,
хронологічному й іншому принципах. Це робилося, головним чином, для
кращого використання матеріалів. Таким чином, у "поточних” архівах
продовжував домінувати принцип походження – "провеніенції”. Виключення
з цього правила викликалися поганими умовами збереження, частими
переміщеннями архівних фондів і т.д18.
В історичних архівах починає виявлятися інший підхід, що у своїй
основі можна назвати бібліографічним: кожен окремий документ
розглядався як самостійний об’єкт і прирівнювався в класифікаційному
відношенні до книги. Документи стали класифікуватися за предметною
ознакою, на основі твердих формально-логічних схем. Характерно, що
розподіл матеріалів за принципом приналежності – "пертинентності” – у
Росії відбувався в історичних архівах, не особливо великих за обсягом
справ, що зберігались. Це можна пояснити тим, що багатомільйонні
документальні масиви просто неможливо було піддати подібній
класифікації при обмеженій кількості архівних співробітників.
Розділ IV. Основні вимоги до устаткування і приміщення архіву
4.1. Створення оптимальних умов зберігання документів
Оптимальні умови зберігання документів забезпечуються:
наданням для архіву приміщення і проведенням планово-запобіжного ремонту приміщень;
облаштуванням приміщення архіву засобами пожежогасіння, охоронною і протипожежною сигналізацією;
вживанням спеціального устаткування для зберігання документів (стелажів, сейфів, коробок і т.д.);
створенням оптимального світлового режиму а також режиму вологи і
температури в приміщенні архіву, проведенням санітарно-гігієнічних
заходів.
4.2. Вимоги до приміщення архіву
Відповідно до об'єму і складу справ, що зберігаютьчя, архіву надається
окрема будівля (або частина будівлі), спеціально побудована і обладнана
або пристосована для зберігання документів.
Будівництво спеціальної будівлі архіву може проводитися як за типовими
проектами будівель державних архівів, так і за індивідуальними
проектами, що узгоджені із зацікавленими організаціями.
Спеціальні приміщення для архіву повинні передбачатися при будівництві
адміністративних будівель для організацій, в структурі яких діє архів.
За відсутності спеціального приміщення для архіву виділяється
пристосоване приміщення в адміністративних будівлях організацій.
Оптимальні умови зберігання документів і роботи з ними передбачають надання наступних приміщень для архіву:
сховище для зберігання документів;
приміщення для прийому, тимчасового зберігання, акліматизації документів;
приміщення для роботи користувачів (читальний зал);
робочих кімнат для співробітників архіву.
Робочі кімнати для співробітників і приміщення для роботи користувачів
(читальний зал) повинні бути ізольовані від приміщень сховищ.
Приміщення сховищ, що не мають перегородок від робочих кімнат,
ізолюються спеціально встановленими перегородками. Сторонні особи
допускаються в сховища тільки з дозволу завідувача архівом і у
присутності співробітника архіву.
Сховища архіву повинні бути відділені від лабораторних,
виробничих, складських і побутових приміщень, пов'язаних із зберіганням
або вживанням харчових продуктів або хімічних речовин, і не мати
загальних з ними вентиляційних каналів.
Сховища повинні бути безпечними в пожежному відношенні, гарантовані від затоплення і мати запасний вихід.
У приміщеннях сховищ не повинно бути газових, водопровідних,
каналізаційних і інших магістральних трубопроводів. Проводка труб
немагістрального характеру допускається за умови їх ізоляції в
спеціальних захисних кожухах, що виключають проникнення викидів з них в
сховищі.
Зовнішні двері приміщення архіву повинні бути оббиті металевим листом і
мати міцні засуви. В неробочий час вони опечатуються або пломбуються.
Печатку або пломбувальник зберігають разом з ключами у чергового по
організації або у встановленому правилами внутрішнього розпорядку місці.
Приміщення архіву облаштовуються охоронною сигналізацією. На вікна,
розташування яких дозволяє доступ ззовні, встановлюються металеві
грати із замками, опечатаними пломбувальником.
4.3. Електро- і протипожежне устаткування
У приміщеннях сховищ архіву прокладається прихована
електропроводка; допускається електропроводка в газових трубах.
Освітлювальна арматура застосовується напівгерметична. Світильники,
електрощити і розподільчі пристрої повинні бути закритого виконання.
Сховища облаштовуються відключаючими рубильниками. Розподільні
електрощити, запобіжники і рубильники встановлюються тільки зовні
сховищ.
У цілях протипожежного захисту все електроустаткування забезпечується заземленням.
По пожежній небезпеці приміщення архівів відносяться до категорії
"В". Сховища повинні розміщуватися в будівлях не нижче другого ступеню
вогнестійкості.
Основним протипожежним устаткуванням архівів є вуглекислотні
вогнегасники новітніх конструкцій (Додаток 1), які встановлюються з
розрахунку не менше за один на кожні 50 кв. метрів площі, але не менше
двох на кожне окреме приміщення.
Приміщення архіву облаштовується протипожежним водопостачанням. Пожежні
крани встановлюються на сходових майданчиках. Кожний пожежний кран
повинен мати прогумований рукав протяжністю до крайньої точки сховища.
Сховища і приміщення для роботи з документами повинні бути обладнані пожежною сигналізацією.
В архіві на видному місці вивішуються: інструкції про заходи пожежної
безпеки, список пожежного розрахунку і план евакуації документів і
майна на випадок пожежі. В пожежний розрахунок включаються всі
співробітники архіву, з якими періодично, але не рідше одного разу на
квартал, проводяться заняття по заходах пожежної безпеки і практичних
діях під час пожежі.
При виникненні пожежі всі співробітники беруть участь в його ліквідації, виконуючи раніше розподілені обов'язки.
У сховищах забороняється куріння, вживання електронагрівальних
приладів, зберігання продуктів харчування, легкозаймистих речовин і
вибухонебезпечних предметів.
4.4. Стелажне устаткування
Процес зберігання документів є важливим технологічним процесом в роботі
сховищ. Вибір типа і кількості засобів зберігання залежить від
особливостей документів, прийнятої системи зберігання, будівельних
характеристик будівлі.
На практиці застосовують чотири основні системи зберігання документів:
вертикальна бібліотечна, горизонтальна, вертикальна підвісна і
вертикальна каталожна. В даний час розробляються також системи
автоматичного зберігання документів.
Вертикальна бібліотечна система призначена для зберігання папок
(325*230*60 мм) і коробок (350*245*180 мм) для стандартних справ. Її
застосовують для постійного (в архівах) і для оперативного поточного
зберігання діловодних документів в коробках і папках в один ряд на
стелажній полиці.
Горизонтальну систему, призначену для документів в коробках
(180*350*245), які розміщують в один або два ряди на стелажах,
застосовують, в основному, для постійного зберігання документів.
У вертикальній підвісній системі використовують шафи з висувними
ящиками для підвісного зберігання документів. Їх застосовують для
оперативного поточного зберігання документів.
Вертикальна каталожна система - це шафи з висувними ящиками для
зберігання переплетених справ, швидкозшивачів, спеціальних папок для не
скріпляючих документів, карток. Система призначена для оперативного
поточного зберігання документів.
Для зберігання документів застосовують стелажі, шафи, коробки, теки, а
також сейфи, контейнери. Однією з найважливіших деталей устаткування
сховищ є стелажі (Додаток 2). Для нормального функціонування сховищ і
забезпечення належного збереження документів міцність конструкцій
стелажів і зручність користування ними має істотне значення. Вже в
процесі проектування нової будівлі сховища необхідно передбачати, який
тип стелажів буде в ньому встановлений. Гнучкість планування і
приміщень сховища повинна також дозволяти в майбутньому без особливих
складнощів замінити застарілі конструкції на сучасніші і раціональніші.
Сховища документів в більшості випадків оснащені, як правило, сталевими
стелажами. Дерев'яні стелажі зберігаються лише в адміністративних
приміщеннях і читальних залах тільки по міркуваннях естетики.
У більшості випадків при будівництві архівних будівель висоту стель в
сховищах звичайно планують не більше 2,3м. Відповідно і висота
стелажних установок не повинна перевищувати ці розміри. Низькі стелі
дозволяють співробітникам архіву вільно користуватися документами, що
лежать на верхніх стелажах, без драбин. В багатьох архівах ширина
проходів варіюється від 0,76м до 1,22м, ширина одностороннього стелажу
рівна звичайно 40см, а двостороннього - 75см. Відстань між стіною і
стелажем, паралельним їй повинна бути 75см, відстань між стіною і
торцем стелажу рівна 45см, відстань від підлоги до нижньої полиці не
менша 15см, в цокольних поверхах не менший 30см. Стелажі повинні бути
встановлені паралельно стінам з вікнами. Якщо висота сховища більше 4м,
то стелажі розміщуються в 2 яруси.
Широко застосовують нерухомі (стаціонарні) стелажі, не зв'язані по
своїй конструкції з архітектурною структурою будівлі. Іноді арматуру
самих металевих стелажних конструкцій використовують як арматуру
архівних будівель. В цьому випадку бетонні плити навішують
безпосередньо на металеві стовпи, які одночасно служать вертикальними
стійками для стелажів. Перевага стелажів стаціонарного типу в тому, що
вони міцні, тверді, особливо придатні для сховищ типу башти. У свою
чергу, самонесучі стелажні конструкції дуже економічні у виробництві.
Також для зберігання документів дуже зручно використовувати компактні
стелажі. Вони дозволяють оптимально розв'язати проблему розміщення на
гранично малій площі найбільшої кількості документів. Зручність
користування компактними стелажами обумовлена тим, що вони мають велику
місткість, відмінно захищають документи від несанкціонованого доступу
. Але і ці стелажі мають ряд недоліків: вони вимагають зберігання
тільки абсолютно здорових документів, оскільки в умовах компактного
зберігання через відсутність притоки свіжого повітря біологічне
ураження документів відбувається швидше. Густина розміщення документів
робить цю систему важкою і вимагає значного зміцнення перекриттів в
сховищах. Компактні стелажі є рухомими. Принцип їх дії - одна частина
стелажної секції або прольотів можуть наближатися один до одного.
Переміщаються стелажі за допомогою різних систем пересування і бічного
переміщення і систем обертання на крюках. В системі подовжнього
розміщення рухомими є секції. Пересування здійснюється за допомогою
рейок, укладених на підлозі. В системі стелажів з бічним переміщенням
пересуваються не всі стелажі, а їх секції, причому не паралель
центральному проходу, а перпендикулярно йому.
Для зберігання найцінніших і секретніших документів, а також
спеціальних видів документів (карти, плани, креслення, рукописи і т.д.)
застосовуються сталеві шафи. Можуть бути використані також сейфи і
контейнери. Разом зі всіма перерахованими, розробляються також і
автоматизовані системи зберігання документів. Впровадження
автоматизованих систем дозволяє максимально корисно використовувати
площі і об'єм приміщення, сприяє зменшенню трудомісткості пошуку видачі
документів, обмежувати доступ до документів.
4.5. Упаковка документів
Роль упаковки під час зберігання полягає в захисті документів від
впливу зовнішніх факторів (сонячного проміння, пил, вологу,
мікроорганізмів) і механічних пошкоджень. Для забезпечення тривалого
збереження документів в процесі зберігання упаковка повинна відповідати
наступним основним вимогам: газо- і вологонепроникності; механічної
міцності; стабільності геометричних розмірів; стійкості до сонячного
світла; вогнестійкості; хімічної інертності по відношенню до матеріалу,
на якому створений документ; низької швидкості старіння.
Для виготовлення упаковок документів застосовують п'ять основних типів
матеріалів: метали, картон, міцні пластмаси, поліетилен і комбіновані
матеріали.
Розрізняють наступні види упаковок: коробки, папки, футляри,
контейнери, пакети. Документи на паперовій основі, як правило,
зберігаються в картонних коробках і папках. Картонні коробки є
найдешевшими і поширеним видом упаковок документів у всіх архівах.
Проте при тривалому зберіганні картонні коробки утворюють пил, який,
потрапляючи на документи, може викликати незворотні дефекти у вигляді
подряпин, потертостей і т.д. Крім того, при тривалому зберіганні з
картону виділяється перекис водню, який прискорює процес старіння
документів.
Кінодокументи упаковують в стандартні металеві (жерстяні) коробки, які
мають в своєму розпорядженні в горизонтальному положенні стопки по 5-6
штук. В металевих коробках зберігаються і мікрофільми. Металеві
антикорозійні коробки або ящики для рулонів кінострічок і мікрофільмів
є основним засобом зберігання в кіноархівах і в спеціалізованих
сховищах державних архівів. Металеві коробки і контейнери мають високу
механічну міцність. При зберіганні в них магнітних стрічок вони є також
своєрідним екраном, захищаючим фонодокументи від дії магнітних полів.
Самим оптимальним матеріалом для виготовлення металевих коробок є
сплав, що складається з 20% заліза і 80% нікелю.
Вживання комбінованих матеріалів дозволяє виготовити міцні
водонепроникні упаковки (чотиришарові коробки з поліетилену, картону,
станіолі і металу).
У даний час розроблені нові типи коробок для упаковки і зберігання
документів з ударопрочних пластмас. Пластмасові коробки пиленепроникні,
не схильні до впливу вологи, зручні для серійного виробництва. Для
більшої герметизації упаковки коробки можуть бути забезпечені м'якими
гумовими або пластмасовим ущільнювачем між кришкою і підставою.
Висновки
У зв'язку з швидкими і глобальними змінами, що відбулися і відбувалися
в нашій країні і суспільстві, зростанням і підвищенням
науково-технічного і організаційно-економічного рівня стрімко зросла
роль багатства документації, чіткіше визначаються основні функції
архівних і інших інформаційних установ: зберігання, необхідної
суспільству, ретроспективної інформації і забезпечення користувачів
цією інформацією. З цієї точки зору інформаційний центр, бібліотека
або музей, як сховища ретроспективної інформації, мало відрізняється
від архіву. З другого боку, організація читальних і виставкових залів
в архівних установах і надання користувачам необхідної інформації
робить архіви схожими на інформаційні центри, бібліотеки, музеї. Проте
є і принципові відмінності архівів від інших інформаційних установ.
Архіви – це унікальні хранителі "пам'яті людства", державні центри
зосередження документальних пам'ятників історії, науки і культури.
Таким чином, у XVІІІ ст. відбулися істотні зміни в архівній справі.
Архіви відокремилися від канцелярій, виникли нові архіви при вищих,
центральних і місцевих установах. Відбулася часткова концентрація
матеріалів, що мають особливе значення для самодержавства (по історії
класової боротьби, зовнішнім зносинам, економіці і т.д.). Починалися
спроби зробити концентрацію документів на місцях.
Великим кроком уперед стало створення історичних архівів, що
зберігали важливу документацію. Матеріали цих архівів значно ширше, ніж
інших архівних установ, залучалися дослідниками і публікувалися в
наукових цілях, що збагатило джерельну базу історичної науки. Прогрес в
області архівного був обумовлений розвитком вітчизняної культури й
історичної науки.
Визвольна війна українського народу 1648-1654 рр. привела до
утворення на Україні Гетьманщини (напівофіційна назва Лівобережної
України разом з Києвом у складі Російської держави). Політичний лад
Гетьманщини характеризувався відносною автономією: керівництво
адміністративними, військовими, судовими та іншими справами Гетьманщини
здійснював гетьман. Гетьманську адміністрацію представляли Генеральна
військова канцелярія та Генеральний військовий суд. Утворились органи
влади і на Місцях у формі полкових та сотенних канцелярій, а також
органи міського самоврядування найбільш значних міст. Кожен із цих
органів влади у процесі своєї діяльності утворював власний архів. Хоч
до наших днів переважна більшість цих архівів не збереглася, їх
історія, передовсім архівів центрального уряду України XVIII ст.,
становить значний інтерес.
З часу встановлення в Україні загальноросійського адміністративного
поділу й управління, почалось утворення нових архівних фондів, які
становлять уже частину загальноросійського провінціального будівництва.
Відтоді у Петербурзі Україною відали вже не окремі установи чи їх
відділи, а загальнодержавні органи управління – Сенат, колегії, а
пізніше – Державна рада та міністерства. У процесі їх діяльності
відклалася велика кількість документальних матеріалів з історії
України. Проте найбільше за цей період відклалося документальних
матеріалів, які вийшли з губернських установ.
Список використаної літератури
1.Архів Коша Нової Запорозької Січі. Опис справ. 1713-1776. – К., 1994.
2.Архівознавство: Підручник для студентів вищих навчальних закладів / Я.С. Калакура (гол. ред.). – К., 1998. – 316 с.
3.Делеган М.В. До питання про історію архівної справи на Закарпатті //
Українське архівознавство: історія, сучасний стан і перспективи. –
Ч. 1. – К., 1997.
4.Корнева И.И, Тальман Е.М., Эпштейн Д.М. История археографии в дореволюционной России / Под ред. М.С. Селезнева. – М., 1969.
5.Крайская З.В., Челлини Є.В. Архивоведение. – М.: Норма, 1996. – 224 с.
6.Мітюков О.Г. Архіви України: від найдавніших часів до початку XX ст. // Історія України. – 1998. – № 13.
7.Нариси історії архівної справи в Україні: Посібник / За загальною редакцією І.Б. Матяш та К.І. Климової. – К., 2002. – 612 с.
8.Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной России. – М.: Высшая школа, 1989. – 215 с.
9.Українське козацтво: Мала енциклопедія / Ф.Г. Турченко (гол. ред.). – К.: Генеза; Запоріжжя: Прем’єр, 2002. – 568 с.
